Харилцагч бүртгэх

Шинэчилсэн:2024/03/27 Унших:6 мин 43 сек

Dayansoft ERP системийн цэс: Үндсэн тохиргоо –> Харилцагч –> Шинэ

Видео зааварчилгааны текст мэдээлэл:

* Үндсэн тохиргоо -> Харилцагч -> Шинэ товч дээр дараад орно. Татвар төлөгчийн дугаар буюу ТТД нүдэн дээр харилцагчийн регистр дугаар оруулаад хайх товч дарна. Ингэснээр тухайн харилцагчийн нэр болон НӨАТ суутган төлөгч НХАТ суутган төлөгч эсэх мэдээллийг татварын системээс автомат дууддаг. Зарим тохиолдолд татварын системээс шалтгаалж нэр дуудах боломжгүй байдаг ба энэ тохиолдолд гараас бүртгэл үүсгэнэ. Харилцагчийн бүлэг сонгож өгсний дараагаар хадгалах дарна. Харилцагч бүртгэхтэй холбоотой гардаг түгээмэл алдаа нь тухайн бүртгэж буй харилцагчийг дээрх заавраар бүртгээгүйн улмаас НӨАТ суутган төлөгч эсэх чек хийгдээгүй болохоор харилцагчтай холбоотой гүйлгээ бүртгэх үед НӨАТгүй журнал бичигддэг. Харилцагчийн НӨАТ болон НХАТ суутган төлөгч эсэхийг олноор шалгах эсвэл дахин татварын сайтаас татаж засвар оруулах бол Жагсаалтаас үйлдэл -> ТТД-р татвараас НӨАТ, НХАТ татах товч дарж дахин татна. 

* Харилцагчийн мастер дата нь байгууллагын хувьд хамгийн чухал бүртгэл бөгөөд давхардалгүй, үнэн зөв, дэлгэрэнгүй оруулснаар цаашдын бүртгэл, тайлан мэдээнд ашиглагдана. Дэлгэрэнгүй бүртгэл оруулах зааврыг гарын авлагаас дэлгэрүүлж уншаарай.

Энэ цонхонд Харилцагчийн ерөнхий мэдээллийг бүртгэнэ. Харилцагчийн бүртгэл нь байгууллагын чухал мастер дата юм. Харилцагчийн мэдээллийг дэлгэрэнгүй бүртгэж тохируулснаар:

гүйлгээ,
журнал бичилт,
нэхэмжлэх,
төлбөрийн баримтууд дээр харилцагчийн мэдээллийг систем автоматаар татаж харуулахаас гадна тайлан мэдээг харилцагчаар нь шүүж харуулах боломжтой.

Харилцагчийн бүртгэлээ бүрэн гүйцэд, зөв бүртгэснээр байгууллага доторх ажилтнуудад харилцагчийн талаар мэдээлэл солилцоо сайжирч, мэдээллийн давхардал, зөрүү арилж, процессын алдаа багасдаг.

Харилцагчийн бүртгэл устгах, идэвхгүй болгох:

Харилцагчийн бүртгэлээс Үйлдэл -> Устгах товч дарж устгана. Мөн жагсаалтаас хулганы баруун товч дараад Устгах товч дарна. Хэрвээ тухайн харилцагчаар ажил гүйлгээ, тооцоо үүссэн, эсвэл тохиргоо хийгдсэн тохиолдолд тухайн бүртгэлийг устгах боломжгүй. Хийсэн гүйлгээ, тооцоо нь түүх болон харагдах ёстой. Иймд тухайн харилцагчийн бүртгэлийг устгахгүй, “Идэвхтэй” баганын чекийг аваад идэвхгүй болгож хадгална. Хэрвээ нэг харилцагчийг давхар бүртгэж, ажил гүйлгээ нь 2 салж бүртгэгдсэн бол буруу харилцагч дээр бүртгэсэн бүх ажил гүйлгээг зөв харилцагч руу шилжүүлсний дараа буруу давхцуулж бүртгэсэн харилцагчийн бүртгэлийг устгах боломжтой.

Жагсаалт – Хэдэн харилцагч бүртгэсэн байгаа, тухайн харилцагч жагсаалтын хэд дэх мөрөнд байгааг харуулна. Жагсаалт товч дээр дарж харилцагчийг жагсаалтаар харуулах цонх руу орно.

Код – Харилцагчийн кодыг систем автоматаар 1001-с эхлэн 4 оронтой дугаараар дугаарлана. Сүүлийн код +1 кодлох, хайх функцуудтай. Хэрвээ танай байгууллагад харилцагчаа кодлосон хуучин ашигладаг кодлолт байдаг бөгөөд тус кодоо зайлшгүй үргэлжлүүлэн авч явах шаардлага байдаггүй л бол системээс кодлосон кодоор явахыг зөвлөж байна.
ТТД – Татвар төлөгчийн дугаарыг оруулаад ард нь байрлах “ТТД-аар нэр (НӨАТ, НХАТ) татах” товч дээр дарснаар татварын системээс https://api.ebarimt.mn/api/info/check/getTinInfo?regNo=(5922364 жишээ регистр ба өөрийн шалгах регистрээр солино.) болон https://api.ebarimt.mn/api/info/check/getInfo?tin=(34101374585 ТТД нь жишээ дугаар ба өөрийн шалгах ТТД-р солино.) (өмнө нь https://info.ebarimt.mn/rest/merchant/info?regno=5922364 сервисээр дууддаг байсан.) сервисээр ААН, бизнес эрхлэгчийн нэр болон татварын системд НӨАТ, НХАТ суутган төлөгч эсэхийг автомат татах боломжтой. Мөн Dayansoft ERP системд өмнө нь тухайн ТТД-р бүртгэлтэй эсэхийг шалгаж бүртгэлтэй тохиолдолд "... ТТД-тай харицлагч бүртгэлтэй байна! Та мэдээллийг нь дуудаж харах уу?" анхааруулга мессэж харуулна. Yes дарсан тохиолдолд өмнөх бүртгэлийг дуудаж харуулна. No дараад шинээр давхардуулж үүсгэх боломжтой. Олон салбар нэгжтэй компаний хувьд салбарыг бүртгэхдээ ТТД давхардуулж үүсгэх бизнес хэрэгцээ байдаг. Татварын системд нэрээ яаж бүртгүүлснээс хамаарч том жижиг янз бүр байдгийг анхаарна уу. Иймд харилцагчийн нэрийг Даянсофт ХХК, Цахиур ХХК гэх мэт уншвартай, цэгцтэй бүртгээрэй. Хэрэв интернэтгүй, эсвэл татварын системээс нэр дуудах сервис ажиллахгүй тохиолдолд програмаас "Response status code does not indicate success: 400 (Bad Request). эсвэл Response status code does not indicate success: 502 (Bad Request)." мөн интернетгүй үед "The remote name could not be resolved: 'info.ebarimt.mn'" алдааны мессэж харуулах ба энэ тохиолдолд гараас нэрээ оруулаад бүртгээрэй. Харилцагч бүртгэхдээ ТТД оруулж дуудан бүртгэснээр цаашид худалдан авалт, борлуулалт гэх мэт гүйлгээ бүртгэх үед НӨАТ-тэй эсэх нь тохиргоо болж татагддаг тул зөв бүртгэх нь чухал. Жагсаалт үйлдэл -> ТТД-р татвараас НӨАТ, НХАТ татах товчоор бүх харилцагч байгууллагын хувьд НӨАТ, НХАТ суутган төлөгч эсэхийг татварын системээс автомат шинэчилдэг болсон.
Нэр – Харилцагчийн нэр оруулна.
Нэр /EN/ – Харилцагчийн нэрний орчуулгыг оруулна.
Бизнес нэр – Харилцагчийн бизнес нэрийг оруулна. Жишээлбэл, Моннидер ХХК-н бизнес нэр нь Оргил супер маркетгэх мэт.
Бүлэг – Харилцагчийн бүлгийг сонгоно.
Төрөл – Харилцагч нь аль төрөлд харъяалагдахыг сонгоно. Энэ сонголтоос хамаарч цаашид тайлан боловсруулалт хийгдэнэ.
- Хувийн
- Улсын
- Гадаад
Тэмдэглэл - Харилцагчтай холбоотой дотоод тэмдэглэл, мэдээллийг оруулна. Энэхүү тэмдэгдэл нь зөвхөн танай байгууллагын хувьд дотоод тэмдэгдэл бөгөөд ямар нэг баримт, ажил гүйлгээнд хэвлэгдэхгүй.
Утас – Харилцагчийн утасны дугаарыг оруулна.
Mail – Харилцагчийн цахим шуудангийн хаягийг оруулна.
Web – Харилцагчийн цахим хуудасны хаягийг оруулна.
Хаяг – Тухайн харилцагчийн албан хаягийг оруулна. Өөрөөр хэлбэл хуулийн этгээдийн улсын бүртгэлд бүртгүүлсэн албан хаяг юм.
Байршил – Тухайн бүс нутаг, хавтгай, олны танил болсон нэршлээр ангилж болно.
Хаяг байршил – Тухайн харилцагчийн хаяг байршлыг олоход хялбар байдлаар албан бус, ярианы хаягийг оруулна. Жишээлбэл, Урт цагааны уулзвар, Их дэлгүүрийн хойно, Матрёшкагийн баруун талд
W3W – Харилцагчийн 3 үгтэй хаягийг оруулна. Энэ нь what3words буюу дэлхийн гадаргыг 3м x 3м хэмжээтэй квадратуудад хувааж, тус бүрт нь дахин давтагдашгүй 3 үгт хаяг оноосон хаягжилтын систем юм. (https://what3words.com)
Tags – Харилцагчийн жагсаалтаас тухайн харилцагчийг хялбар хайж олох мэдээлэл буюу түлхүүр үгнүүдийг оруулна.
НӨАТ суутган төлөгч – Харилцагч нь НӨАТ суутган төлөгч бол тэмдэглэнэ. Худалдан авалт, борлуулалтын баримт шивэх үед НӨАТ салгах эсэх нь энэ тохиргооноос хамаарна. ТТД-р нэр татах үед татварын системээс тухайн үеийн тохиргоог автомат дууддаг. Анх бүртгэснээс хойш тус тохиргоо татварын системд өөрчлөгдсөн тохиолдолд автомат өөрчлөгдөхгүй болохыг анхаарна уу.
НХАТ суутган төлөгч – Харилцагч нь НХАТ суутган төлөгч бол тэмдэглэнэ. Худалдан авалт, борлуулалтын баримт шивэх үед НӨАТ салгах эсэх нь энэ тохиргооноос хамаарна. ТТД-р нэр татах үед татварын системээс тухайн үеийн тохиргоог автомат дууддаг. Анх бүртгэснээс хойш тус тохиргоо татварын системд өөрчлөгдсөн тохиолдолд автомат өөрчлөгдөхгүй болохыг анхаарна уу.
Хувь хүн – Хувь хүн бол тэмдэглэнэ.
Нийлүүлэгч – Тухайн харилцагч нийлүүлэгч үед сонгоно. Нийлүүлэгч нараа ялгаж харахад ашиглана.
Худалдан авагч – Тухайн харилцагч худалдан авагч үед сонгоно. Хэрэглэгч нараа ялгаж харахад ашиглана.
Посоор үйлчлүүлнэ – Хэрэв танай байгууллага Dayansoft POS програм ашигладаг, тухайн харилцагч нь тухайн борлуулалтын цэгээр үйлчлүүлдэг, борлуулалтын цэгээр үйлчлүүлэх үед тухайн харилцагчийг сонгож баримт гаргах, зээлээр борлуулалт хийх хэрэгцээ байдаг бол тэмдэглэнэ. Тэмдэглэснээр Dayansoft POS програмд Харилцагч жагсаалтанд нэмэгдэж, сонгох боломжтой болно.
Идэвхтэй – Харилцагчийн бүртгэл идэвхтэй бол тэмдэглэнэ. Тухайн харилцагчтай хамтран ажиллахаа больсон тохиолдолд идэвхгүй болгоно.

Харилцагчийн бүртгэл импортлох дараалал:

Үндсэн тохиргоо -> Харилцагч -> Жагсаалт үйлдэл -> Импорт темплэйт татах дарж темплэйтээ татаж авна.

PartnerImport1

Татсан темплэйт дээр харилцагчийн мэдээлэл оруулна. Бүлэг багананд Dayansoft ERP систсемд бүртгэсэн Харилцагч бүлэг-н нэр оруулна.

PartnerImport2

Үндсэн тохиргоо -> Харилцагч -> Жагсаалт үйлдэл -> Импорт дарж бэлдсэн файл програмд импорт хийх

PartnerImport3

Хэрэв та өмнө оруулсан харилцагчаа дахин оруулсан бол нэр улайж харагдах юм.

PartnerImport4

Харилцагч цонхтой холбоотой эрхүүд өгөөгүй тохиолдолд дараах алдааны мессэжүүд гарна. Хэрвээ эрх нэмж өгөх бол Admin хэрэглэгчээр нэвтэрч Үндсэн тохиргоо -> Систем хэрэглэгч цонхонд тохируулаад програмаас гараад дахин нэвтэрнэ.

"User not authorized to create object type Partner" - Харилцагч нэмэх
"User not authorized to update object type Partner" - Харилцагч засах
"User not authorized to delete object type Partner" - Харилцагч устгах

Анхаарах зүйл:

Компаний дотоод ажилтныг харилцагчаар давхар бүртгэхгүй ба зөвхөн Үндсэн тохиргоо -> Ажилтан цонхонд бүртгэнэ. Давхардуулж бүртгэснээр тухайн ажилтантай холбоотой гүйлгээ, тооцоо 2 салж бүртгэгдэхийг анхаараарай.

Зөвлөмж:

ААН-н бүртгэл нь зайлшгүй зөв, бүрэн байх шаардлагатай бөгөөд албан ёсны эх сурвалжаас нягтлан шалгах нь зүйтэй. Бидэнд байгууллагын албан ёсны нэрийг мэдэх, татвар төлөгчийн дугаар, цаашлаад захирал, үйл ажиллагааны чиглэлийг нь мэдэх хэрэгцээ шаардлага гардаг.

Танд зөвлөмж өгье. Интернэттэй байгаа тохиолдолд Dayansoft ERP системийн

Үндсэн тохиргоо -> Харилцагч
Борлуулалт -> Ebarimt цонхноос ТТД оруулаад “ТТД-аар нэр татах” товч дарахад татварын системээс татварын сервисийг ашиглан ААН, бизнес эрхлэгчийн бүртгэлтэй нэрийг автомат татдаг.

Мөн OPENDATA LAB MONGOLIA буюуулсын хэмжээнд нээлттэй мэдээллийн сан буюу http://www.opendatalab.mn/, http://opendata.burtgel.gov.mn/ сайтуудаас нэр, ТТД-аар хайж дэлгэрэнгүй мэдээлэл авах боломжтой байдаг. 2019 онд Гэр иргэдийн оролцоотой амьдрах орчны зураглалын төвийн тэргүүн асан, иргэний нийгмийн хамтран зүтгэгч Гонгорын Батдорж санаачлагаар OPEN SOCIETY FOUNDATIONS санхүүжилтээр төрийн таван байгууллагын нээлттэй, цахим мэдээллийг нэгтгэж тус хайлтын системд оруулсан билээ. Нээлттэй өгөгдлийн системд өнөөдрийн байдлаар дараах мэдээллийг нэгтгээд байна. Үүнд:

төрийн албан хаагчдын хөрөнгө орлогын мэдүүлэг
төрийн худалдан авах ажиллагааны мэдээлэл
уул уурхайн лицензийн эзэмшигчийн мэдээлэл
хуулийн этгээдийн улсын бүртгэлийн мэдээлэл
сонгуулийн нэр дэвшигч, үр дүнгийн мэдээлэл

Өөрөөр хэлбэл, бүх ААН-н бүртгэл мэдээлэл нээлттэй байгаа гэсэн үг.

Анхаарах зүйл: Хааяа татварын сервис ажиллахгүй тохиолдолд нэр дуудахгүй байх тохиолдол байдаг.