Тооллого хийхээс өмнө
Шинэчилсэн:2022/09/19 Унших:2 мин 31 сек
Танай бизнест бараа материалын үлдэгдэл чухал байр суурь эзэлдэг, ялангуяа бараа материал худалдаа, үйлдвэрлэл эрхэлдэг байгууллага бол тооллого хийх процессыг компанидаа цэгцтэй зөв хэрэгжүүлэх нь бизнесээ хянах цорын ганц гэж хэлж болохуйц найдвартай арга зам юм. Хэрвээ танай байгууллагад тооллого хийх процесс тогтоогүй тохиолдолд танай ажилтнууд бүгд хариуцлагатай, үнэнч шударга, нямбай биш л бол барааны бодит үлдэгдлээ програмд хөтлөж, дараагийн худалдан авалтын захиалгаа төлөвлөх, бараа материалын орлого, зарлага, ашиг алдагдлаа үнэн зөв тооцох талаар бодоод ч хэрэггүй гэдгийг хатуу анхаарах хэрэгтэй.
Тооллого хийхээс өмнө анхаарах зүйлс:
- Тооллого ярьж эхлэхээс өмнө хамгийн түрүүнд хамгийн чухал ойлголт болох бараа материалын үлдэгдэл хөтлөх агуулах, байршлуудыг бараа материалын данс болгож үүсгэсэн байх шаардлагатай. Жишээ нь, танайх 2 агуулах, 3 салбар дэлгүүртэй бол нийт 5 дансаа цэгцтэй ялган нэрлэж үүсгэнэ.
- За дараа нь бараа материалуудаа бүлэглэж, нэгдсэн стандартаар маш цэгцтэй кодлох хэрэгтэй.
- Зөв бүлэгт харъяалуулах
- Өөр барааг андуурч сонгохгүйгээр зөв оноосон нэршил өгөх, гол нь дүрмийн дагуу зөв бичих
- Давхцал үүсгэхгүй байх
- Бараа материал хариуцсан нярав (ажилтанг) бараа материалын орлого, зарлагын хөдөлгөөн хийгдэх бүрт тэр дор нь програмд зөв, нямбай бүртгэж сургах, бүртгэхийг шаардах
- Тооллогыг борлуулалтын цэг нээгдэхээс өмнө эрт, эсвэл хаасны дараа хийх. Хэдийгээр борлуулалтын цэг ажиллаж байх явцад тооллого хийх боломжтой боловч зарагдсан бараануудыг тооцож тоолсон тоонд нөлөөлүүлэх гээд алдаа гаргах магадлалыг өндөрсгөдөг. Өөрөөр хэлбэл, тоолохын өмнө зарсан уу, тоолсны дараа зарсан уу гэдгээс хамаарч тоолсон тоог бууруулах уу? бууруулахгүй байх уу гэдэг нь шийдэгдэнэ.
Бараа тооллогыг дараах хэлбэрээр хийж болно.
- Гараар тоолж тооллогын хуудсанд бичээд, дараа нь програмд нөхөн шивж оруулна.
- Dayansoft ERP системийг тоолж буй байршилд ажиллуулж шууд тооллогын цонхонд тооллогыг оруулна.
- Барааны тооллого хийсэн excel бүртгэлээс импортлож оруулна. Excel бүртгэл нь тооллогын chipper төхөөрөмж ашиглан үүсгэж болно.
- Dayansoft Mobile тооллогын аппликейшнаар тоолж, Dayansoft ERP систем рүү тооллогыг татаж оруулна.
Тооллого хийх алхмууд:
- Тооллого эхлэхээс өмнө тухайн тооллогын хамарч буй хугацааны бүх баримт гүйлгээг шивсэн байх
- Тооллого шинээр үүсгэх
- Тооллогын хуудас хэвлэх
- Бараа тоолох
- Тооллогын бүртгэлийг хаах
Зөвлөмж:
- Тооллогын илүүдэл, дутагдал үүссэн бол зөрүүтэй барааны хувьд дахин хяналтын тооллого хийж үнэхээр зөрүү үүссэн эсэхийг баталгаажуулна.
- Тооллогын илүүдэл, дутагдлыг бүртгэлд хэрхэн тусгах талаар компаний тооллогын дотоод процессын дагуу шийдэж бүртгэл хөтөлж тооллогыг хаана. Тооллогыг хааснаар тоолсон тоо нь дараагийн тооллогын эхний үлдэгдэл болно. Хаагдаагүй тохиолдолд үлдэгдэл тоолсон тоогоор биш програмд хөтлөгдсөн бүртгэлийн дагуу хэвээр байхыг анхаарна уу.
-
Байгууллагууд ихэнхидээ тооллогын дутагдлыг дараах байдлаар хаадаг. Танай байгууллагын хувьд өөрсдийн дотоод процессын дагуу бүртгэлээ хөтлөхийг зөвлөж байна.
- Ажилтнаас авлага үүсгэх
- Борлуулсан бүтээгдэхүүний өртөг рүү хаах
- Бараа материал актлах, зарлагадах
- Хасагдахгүй зардал руу бичих
Нэмж хэлэхэд бараа материал дутна уу л гэхээс илүү гарах нь ховор тохиолддог. Бараа байх ёстой тооноос илүү тоологдоно гэдэг нь өмнөх бүртгэлүүд буруу, барааг хооронд нь андуурч сольж гүйлгээ хийснээс дийлэнхдээ тохиолддог. Нэгэнт илүүдсэн тохиолдолд орлогодож авах шаардлага үүсдэг бөгөөд ямар үнэ, өртгөөр ордогодох вэ гэсэн асуулт урган гарч ирдэг. Энэ асуултанд нягтлангууд, аудит, мэргэжлийн хүмүүс янз бүрийн хариулт өгдөг. Жишээ нь, өртгөөр нь, сүүлд авсан үнээр нь, 0 үнээр гэх мэт. Тухайн орлогод авсан өртөг нь цаашдын барааны өртөг, ашигт нөлөөлдөг тул ямар өртгөөр орлого авахыг мөн л дотоод процессын дагуу шийдэх хэрэгтэй.