Журнал бичилт, тохируулах бичилт

---

Шинэчилсэн:2024/11/08 Унших:7 мин 24 сек

Dayansoft ERP системийн цэс: Санхүү бүртгэл –> Журнал бичилт –> Шинэ

Энэ цонхоор

• Бусад модулиар бүртгээгүй
• Бусад цонхоор бүртгэх боломжгүй (Туслах журналгүй дансууд) журнал бичилтүүд
• Тохируулах бичилт
• Харилцагчийн тооцоо нэгтгэх
• НӨАТ авлага, өглөг хаах
• Дуусаагүй үйлдвэрлэлийн нэгтгэл зэрэг журнал бичилтүүдийг бүртгэнэ.

Журнал бичилтийг 1, 1-ээр эсвэл Жагсаалт үйлдэл товчноос олноор нь импортлон оруулах боломжтой.

Журналын загвар үүсгэсэн бол Журнал загварыг сонгоод Холбох товч дарна. Журналын загвар үүсгээгүй бол Нэмэх товч дарж мөр нэмж данснуудыг харьцуулж бичилтийг хийгээд Хадгалах товч дарна.

Журнал бичилт хадгалах үед дараах 2 төрлийн шалгуур ажиллаж, алдаатай үед журнал бичилт хадгалагдахгүй.

1. Багц буюу хамгийн эхний баганын утга ижил гүйлгээ тус бүрийн хувьд дебет, кредит дүнгүүд тэнцүү үед хадгална. Тэнцээгүй тохиолдолд “...-р гүйлгээний багцын дебет кредитийн дүн тэнцэхгүй байна!” дараах алдааны мессэж харуулна. Энэ тохиолдолд тухайн багцийн хөл дүнгүүдийг нягтлан шалгаж засаад хадгална уу. Жишээ нь, дээрх журнал бичилт дээр 4 багц журнал бичигдсэн бөгөөд багц бүрийн дебет, кредит дүнгүүд тэнцүү учраас хадгалагдана. 1-р багц, 87,001.67, 2-р багц 0, 3-р багц 555,111.00, 4-р багц 555,111.00 байна.

2. Нэг журнал бичилтээр нэгээс олон багц бичилт хийх боломжтой бөгөөд эхний багана буюу Багц багананд багцын дугаарыг оруулна. Нэг багц дотор олон дебет, олон кредит гүйлгээ хадгалахгүй. Олон дебет, олон кредит бичсэн тохиолдолд “...-р гүйлгээний багцад олон дебет олон кредитийн харьцаа үүссэн байна! Багц багананд 2 тусдаа багц болгож давхар бичилт болгоно уу!” алдааны мессэж харуулна.

Энэ тохиолдолд нэг дансаар дамжуулж нэг, олон харьцаатай 2 тусдаа багц гүйлгээ буюу давхар бичилтээр бичнэ. Жишээ нь, дээрх журнал бичилтэнд 4-р багц журнал үүсгэж бичсэн байна. Учир нь 3-р багцанд дебет хаан банк, ажиллагсдаас авах авлага, касс дахь мөнгө буюу 3 данс, кредит Борлуулалтын орлого, НӨАТ өглөг, НХАТ өглөг гэсэн 3 данс буюу 3, 3-н данс харьцаа үүсэх учраас үүнийг Борлуулалтын тооцоо дансаар дамжуулж 3 болон 4-р багц гүйлгээ болгон салгасан байна.

Олон дебет, олон кредит харьцааг Dayansoft ERP системд бичихийг зөвшөөрөхгүй байгаа гол шалтгаан нь хэрвээ ийм журнал бичилт хийсэн тохиолдолд дараа нь Ерөнхий журналын дэлгэрэнгүй тайланг үнэн зөв гаргах боломжгүй болох юм. Учир нь олон дебет, олон кредит харьцааг 1 багц дотор зөвшөөрсөн тохиолдолд дараа нь аль данс, аль данстай яг ямар дүнгээр харьцсан тайланг гаргах ямар ч боломжгүй юм.

Dayansoft ERP системийн цэс: Санхүү бүртгэл –> Журнал бичилт –> Шинэ

Журналын толгой мэдээлэл

• Огноо – Журнал бичилтийн огноог оруулна.
• Дугаар – Журнал бичилтийн дугаар оруулна. Дугаар оруулаагүй үед систем автоматаар дугаарлана.
• Утга – Гүйлгээний утга, тайлбар сонгож, эсвэл гараас оруулна.
• Reference – Ажил гүйлгээний эх сурвалж баримтын лавлах дугаарыг оруулна.
• Нэмэлт тайлбар, баримт – Баримттай холбоотой нэмэлт тайлбар бичнэ.

Журналын гүйлгээний мэдээлэл

• Багц – Багцын дугаар оруулна. 0-с их бүхэл тоон утга авна. Багц бүрийн хувьд дебет, кредит дүнгүүд тэнцүү байх ёстой.
• Данс код – Журнал бичилт хийх дансны код сонгоно.
• Данс нэр – Сонгосон дансны нэрийг харуулна.
• Ханш - Валютын ханш автомат татагдана. Автомат татагдахгүй үед гараас оруулна.
• Дебет дүн – Дебетлэх дүнг оруулна. Хэрэв валютын данс бол валютын дүнг оруулна.
• Дебет дүн ₮ – Дебетлэх дүнг төгрөгөөр оруулна. Хэрэв валютын данс бол Дебет дүн, Ханш баганын утгуудын үржвэр байна.
• Кредит дүн – Кредитлэх дүнг оруулна. Хэрэв валютын данс бол валютын дүнг оруулна.
• Кредит дүн ₮ – Кредитлэх дүнг төгрөгөөр оруулна. Хэрэв валютын данс бол Кредит дүн, Ханш баганын утгуудын үржвэр байна.
• Мөнгөн гүйлгээ - Мөнгөн хөрөнгийн дансаар бичилт хийж байгаа тохиолдолд харьцсан дансны ард мөнгөн гүйлгээний тайланд хаана очихыг мөнгөн гүйлгээний үзүүлэлт сонгож тохируулна.
• Харилцагч код – Журнал бичилттэй холбоотой харилцагчийн кодыг сонгож оруулна. Данснаас хамаарч утга шаардах эсэх нь тодорхойлогдоно.
• Харилцагч нэр – Сонгосон харилцагчийн нэрийг харуулна.
• Нэхэмжлэх № - Тооцоо үүссэн баримтын дугаар, Борлуулалтын нэхэмжлэх, Худалдан авалтын нэхэмжлэхийн дугаарыг оруулна. Энд сонгосноор тухайн тооцоо, нэхэмжлэхийн хаалт хийгдэнэ.
• Тооцоо хариуцагч – Тухайн тооцоог хариуцагчийг сонгож оруулна.
• Гэрээ код – Аль гэрээний дагуу гүйлгээ бүртгэж байгааг сонгож оруулна. Дараа гэрээгээр тайлангаас шүүж харах боломжтой.
• Ажил код - Аль ажлын гүйлгээ бүртгэж байгааг сонгож оруулна. Дараа ажлаар тайлангаас шүүж харах боломжтой.
• Төлбөрийн хуваарь – Гүйлгээний төлбөрийн хуваарийг сонгож оруулна.
• Reference - Ажил гүйлгээний эх сурвалж баримтын лавлах дугаарыг оруулна.
• Дугаар - Ажил гүйлгээний эх сурвалж баримтын лавлах дугаарыг оруулна.
• Утга – Гүйлгээний утга, тайлбар бичнэ.
• Утга/EN/ – Гүйлгээний утга, тайлбарын орчуулгын нэрийг оруулна.
• Тайлбар – Журнал бичилтийн тайлбарыг оруулна.
• Дугаар – Журнал бичилтийн мөрийн дугаарлалт оруулна.

Автоматжуулалт:

Журнал бичилт цонхноос хулганы баруун товч дараад

• НӨАТ салгах - Дансаа сонгож НӨАТ-тай дүнгээ бичээд дээр нь хулганы баруун товч дарж энэ товч дарж салгана.
• Буцааж бичих (Reversing) - Давхар бичилт хийх, тооцоо үүсгээд хаах гэх мэт янз бүрийн бизнес хэрэглээгээр ашиглаж болно.
• Буцааж бичих (дансгүй) - Давхар бичилт хийх, тооцоо үүсгээд хаах гэх мэт янз бүрийн бизнес хэрэглээгээр ашиглаж болно.
• Copy, Paste, Paste (Update) - Тухайн мөрийг хуулж, буулгах, дарж хуулах
• Бүгд ижил, доош ижил - Дурын баганын утгыг бүгдийг нь эсвэл сонгосон мөрөөс доошхи утгуудыг ижил болгож болно.
• Гүйлгээ харах - Тухайн дансаар хийсэн гүйлгээний жагсаалт руу үсэрнэ.
• Тооцоо харах - Тухайн сонгосон мөрөн дэх харилцагчийн тооцоо цонх руу үсэрнэ.
• Ажлаар задлах - Тухайн дансаар хөтөлсөн өмнөх гүйлгээг Ажлын бүртгэлээр задлан хөтөлсөн тохиолдолд ажил тус бүрээр дүнг автомат задлах боломжтой. Жишээ нь, Үйлдвэрлэлийн байгууллага ажил тус бүрээр ШМЗ, ШХЗ, ҮНЗ зэргийг хөтөлсөн бол нэгтгэл данс руу хаах үед ажил тус бүрээр хаах гэх мэт бизнес хэрэглээ байж болно.

Dayansoft ERP системийн цэс: Санхүү бүртгэл –> Журнал бичилт

Энэ цонхонд Санхүү бүртгэл –> Журнал бичилт цонхоор хийсэн дансны журналын бичилтийг жагсаалтаар харуулна. Хэрвээ бүх ажил гүйлгээний жагсаалт харах бол Санхүү бүртгэл -> Журнал жагсаалт цонхноос харна уу. Журнал бичилтийн жагсаалтаас:

• бүртгэлийг засах,
• хэвлэхээр харах,
• excel файл руу экспортлох
• темплэйт загварын дагуу гүйлгээг олноор нь импортлох боломжтой.

Журнал бичилт хийхдээ Шинэ (Ctrl+N) товч дарна. Устгах, засах ажиллагаа нь бусад цонхтой ижил.

• Систем дугаар - Dayansoft ERP систем дэх систем дугаарлалтыг харуулна.
• Огноо – Журнал бичилтийн огноо харуулна.
• Утга – Гүйлгээний утга харуулна.
• Дүн - Гүйлгээний дүнг харуулна.
• Харилцагч код – Харилцагчийн код харуулна.
• Харилцагч нэр – Харилцагчийн нэр харуулна.
• Тайлбар – Баримттай холбоотой нэмэлт тайлбар харуулна.
• Reference – Ажил гүйлгээний эх сурвалж баримтын лавлах дугаар харуулна.
• Мөр – Хэдэн мөр журнал бичилт хийгдсэнийг харуулна.
• Хаалтын бичилт – Хаалтын бичилт бол тэмдэглэгээтэй байна.

Тооцоо үүсгэсэн жишээ журнал бичилтүүд:

• Түрээсийн зардлын бичилт хийж өглөг үүсгэсэн жишээ:
• Бараа материалын модуль ашиглахгүй, шууд журнал бичилтээр борлуулалтын орлого хүлээн зөвшөөрч авлага үүсгэсэн жишээ.

Журнал бичилт олноор импортлох:

Dayansoft ERP системийн цэс: Санхүү бүртгэл –> Журнал бичилт –> Жагсаалт үйлдэл -> Импортлох темплэйт татах Reference - Дугаар ижил мөрүүдийг нэгтгэж 1 журнал, баримт болгож хадгална. Хэрвээ тусдаа 2 дахь баримт үүсгэх бол ялгаатай дугаарлах шаардлагатай. Дараах зургаар бэлдсэн excel болон түүнийг оруулсан байдлаар харууллаа. Дугаар тус бүрээр журналын баримт үүснэ. Журналын баримт дотор дебет, кредит данс тус бүрээр мөр болон импортлогдоно.

Анхаарах зүйл:

• "Мөнгөн гүйлгээ Утга шаардана." алдаа зааж болох ба Dayansoft ERP системийн хувьд мөнгөтэй харьцсан дансны ард мөнгөн гүйлгээний үзүүлэлт сонгодог. Иймд мөнгөн хөрөнгийн дансны ард биш, түүнтэй харьцсан дансны ард мөнгөн гүйлгээний үзүүлэлтийн кодыг (нэрийг биш) оруулахыг анхаарна уу.

Бусад модулиудаас холбосон журнал бичилт энэ жагсаалтанд харагдахгүй. Гэхдээ бусад модуль цонхноос журнал холбох үед энэ цонхтой холбогдож ажилладаг ба таны бүртгэсэн баримтын дүн болон үүсгэж буй журналын дүнтэй зөрүүтэй үед "Баримт болон журнал тэнцэхгүй байна!" алдааны мессэж харуулдаг. Энэ тохиолдолд та баримтын цонхонд оруулсан данс, дүнгээ, журнал бичилтийн данс, дүнтэй тулгаж шалгаарай. Журнал үүсгэх цонхны Холбох товчийг дарснаар баримтын цонхноос данс, дүнгийн мэдээллээр журнал бичилтийг автомат үүсгэж санал болгоно. Хэрэглэгч гараас журналыг өөрчилж хадгалах боломжтой. Гэхдээ данс солих, дүнг өөрчилснөөр энэ алдаа үүсч болно. Журнал tab-н өмнөх баримтын Tab руу шилжээд данс, дүнгээ шалгаарай. Холбох товч дарж санал болгож буй журнал бичилтээ нягтлаарай.

Журнал бичилт хэвлэх

Журнал бичилтээс баруун дээд буланд байрлах “Журнал үйлдэл -> Хэвлэх -> Журнал хэвлэх” товч дарж журнал бичилт хэвлэнэ.

Хэрвээ касс, харилцахын цонхноос бусад цонхоор хийсэн бүртгэлийн журнал хэсэгт касс, харилцахын данс сонгосон, эсвэл касс, харилцахын данс хооронд гүйлгээ хийсэн тохиолдолд тухайн касс, харилцахын баримтыг хэвлэхдээ“Журнал үйлдэл -> Хэвлэх -> Кассын баримт хэвлэх, Харилцахын зарлагын баримт хэвлэх” товч дарж баримт хэвлэнэ.

Энэ цонхноос зөвхөн журналын мөрөн дэх дансны хувьд орлого, зарлагын баримтыг хэвлэхийг анхаарна уу. Хэрвээ журналын мөрөн дэх дансны баримт биш үндсэн баримтыг хэвлэх бол Журнал үйлдэл биш Үйлдэл товчноос хэвлэнэ үү. Энэ тохиолдолд дараах алдааны мессэж харуулна.

• Харилцахын зарлагын баримтгүй журнал байна!

Харилцагч, ажилтнаар тооцоог олноор тооцоо үүсгэх.

1. Үндсэн тохиргоо -> Харилцагч -> Тохиргоо -> Тооцооны лимит талбарт тухайн харилцагчийн тооцоо үүсгэх дүнг тохируулна.

2. Санхүү бүртгэл -> Журнал бичилт -> Үйлдэл -> Тооцоо үүсгэх товч дарна.

   • Харилцагчийн бүлэг - Тооцоо үүсгэх харилцагчийн бүлэг эсвэл ажилтны салбар нэгж сонгоно.
   • Тооцоо үүсгэх данс - Тооцоо үүсгэх данс сонгоно.
   • Тооцоо үүсгэх дүн - Тооцоо үүсгэх дүнг хоосон орхивол харилцагчийн бүртгэлд тохируулснаар, гараас оруулвал гараас оруулсан дүнгээр тооцоо үүснэ.

3. Тооцоо үүсгэх товч дарна.

4. Журнал бичилтийн цонхонд тухайн сонгосон бүлгийн харилцагч, ажилтнаар тохируулсан дүнгээр автомат журнал үүснэ.

Reverse журнал бичилт

Үндсэн үүсгэсэн журнал бичилт рүү буюу Санхүү бүртгэл -> Журнал бичилт цонхноос буцаан бичих журнал бичилт дээр 2 дарж ороод Үйлдэл -> Буцааж бичих (Reversing) товч дарна. Үндсэн журнал бичилтийн дебет, кредитийн дүнг автомат сольж журнал үүснэ.

Reversing entry-н талаар https://www.accountingcoach.com/blog/reversing-entries линкээс дэлгэрэнгүй мэдээлэл авна уу.

---